چگونه حسابداری مي‌تواند به شما کمک کند تا به مديری بهتر تبديل شويد؟

 رسيدن به نقطه سر به سر و سپس دستيابی به سودی کلان
تقريبا هر کسب و کاری از هزينه هايی ثابت برخوردار است. اين هزينه ها در حقيقت هزينه های عملياتی هستند که در طول سال ثابت بوده و با دست يابی شما به 100% ظرفيت سود سالانه و يا نصف آن تغييری نخواهند کرد. هزينه هاي ثابت کسب و کار، فشار و نگراني زيادي را به شما تحميل می‌کنند. براي سودآوري ابتدا بايد بر مشکل هزينه هاي ثابت غلبه کنيد. چگونه به اين کار مبادرت مي‌ورزيد؟ طبيعتا بايد فروش بيشتري ايجاد کنيد. هر فروش با مقدار مارجين معين، به معني سود منهاي هزينه هاي متغير فروش مي باشد. ( اگر فروش، مارجيني توليد نکند شما با يک مشکل جدي مواجه خواهيد شد.)

فرض کنيد محصولي را 100 دلار به فروش مي‌رسانيد. هزينه خريد (توليد) براي هر واحد 60 دلار است که حسابداران تحت عنوان بهاي تمام شده کالاي فروخته شده از آن ياد مي‌کنند. هزينه هاي متغير فروش به مجموع 15 دلار مي‌رسد که شامل کميسيون فروش و هزينه حمل مي‌باشد. بنابراين مارجين فروش 25 دلار خواهد بود:

مارجين 25$ = هزينه هاي متغير 15$ – هزينه توليد 60$ – قيمت فروش 100$
مارجين پيش از کسر کردن هزينه هاي ماليات بر در آمد، بهره و هزينه هاي ثابت در نظر گرفته مي‌شود.

مرحله بعدي تعيين نقطه سر به سر سالانه شما است. نقطه سر به سر به درآمد فروشي اشاره دارد که شما تنها براي تامين هزينه هاي عملياتي ثابت خود به آن نياز داريد. اين هزينه ها فضا، تسهيلات و افرادي را که براي ايجاد فروش و کسب سود به آن نياز داريد تامين خواهد کرد. فرض کنيد هزينه هاي ثابت عملياتي سالانه شما 2.5 ميليون دلار است. اگر 25 درصد ميانگين مارجين شما از فروش باشد، براي رسيدن به نقطه سر به سر بايد 10 ميليون فروش سالانه داشته باشيد:

2.5 ميليون دلار مارجين = 25 درصد مارجين * 10 ميليون دلار
در اين سطح از فروش، مارجين برابر با هزينه هاي ثابت خواهد بود و سود شما صفر است. (شما به نقطه سر به سر رسيده ايد.)

تا زماني که فروش به 10 ميليون دلار مي‌رسد، شما در ناحيه زيان به سر مي‌بريد. بعد از آن که از نقطه سر به سر عبور کرديد به ناحيه سود وارد خواهيد شد. هر 1 ميليون دلار اضافي حاصل از فروش بعد از نقطه سر به سر 250000 دلار سود به همراه خواهد داشت. فرض کنيد درآمد فروش ساليانه شما 4 ميليون دلار مازاد بر نقطه سر به سر مي باشد. سود شما (دريافتي شما پيش از کسر ماليات بر درآمد و بهره) 1 ميليون دلار است:

1 ميليون دلار سود = 25% نسبت حاشيه سود * 4 ميليون دلار فروش مازاد بر نقطه سر به سر
نکته اصلي در آن است که پس از آن که از حد تعيين شده براي نقطه سر به سر عبور کرديد مارجين کاملا به سمت سود حرکت مي‌کند.

قيمت فروش را به درستي تعيين کنيد
يک مدير کسب و کار بايد هزينه ها را کنترل کند و البته نيازي به گفتن وجود ندارد. اما راز بدست آوردن سود، انجام فروش و بدست آوردن يک مارجين کافي بر روي درآمد حاصل از فروش مي باشد. (به ياد داشته باشيد که مارجين برابر با قيمت فروش منهاي تمام هزينه هاي متغير فروش مي باشد. گزارش هاي داخلي P&L به مديران، بايد هزينه هاي متغير و ثابت را از يکديگر جدا کند تا از اين طريق مدير بتواند بر روي مارجين تمرکز نمايد ( اگرچه آن ها متاسفانه عمدتا به اين کار مبادرت نمي ورزند).

در مثال بالا قيمت هاي فروش شما مارجين فروش 25 درصدي براي شما به همراه خواهند داشت. به بيان ديگر 100 دلار درآمد حاصل از فروش 25 دلار مارجين توليد مي‌کند ( پس از کسر هزينه توليد و هزينه هاي متغير ناشي از فروش). بنابراين 16 ميليون دلار درآمد فروش، 4 ميليون دلار مارجين توليد مي‌کند. 4 ميليون دلار مارجين، 2.5 ميليون دلار هزينه هاي ثابت شما را پوشش داده و 1.5 ميليون دلار سود توليد خواهد کرد (قبل از ماليات بر درآمد و بهره).

سناريو ديگر اهميت تعيين قيمت هاي فروش را به گونه اي که به اندازه کافي بالا باشد تا به يک مارجين مکفي دست يابد به تصوير مي‌کشد. فرض کنيد شما قيمت هاي فروش را 5 درصد پايين تر تعيين کرده ايد. بنابراين به ازاي 100$  از فروش، مارجين شما 5$ کمتر خواهد بود. به جاي 25 درصد مارجين حاصل از فروش شما تنها 20 درصد مارجين فروش بدست خواهيد آورد. نسبت مارجين پايين تر با چه شدتي ميتواند به سود آسيب وارد کند؟

مارجين شما براي 16 ميليون دلار فروش سالانه، 2/3 ميليون دلار خواهد بود (16 ميليون دلار فروش * 20 درصد نسبت مارجين = 2/3 ميليون دلار مارجين). کسر 5/2 ميليون دلار هزينه هاي ثابت براي سال تنها 700000 دلار سود به همراه خواهد داشت. در مقايسه با 5/1 ميليون دلار سود در نسبت مارجين 25%، 700000 دلار سود با قيمت فروش پايين تر،کمتر از نصف خواهد بود. نکته اين داستان آن است که در اينجا 5 درصد قيمت فروش پايين تر موجب 53 درصد سود کمتر خواهد شد.

سود و جريان نقدي را با يکديگر اشتباه نگيريد.
براي آن که بفهميد در طول سال به سود دست يافته ايد و يا ضرر کرده ايد، بايد به سود خالص خود در گزارش P&L نگاهي بيندازيد. اما بايد بدانيد که سود خالص به شما جريان نقدي را بيان نخواهد کرد. هرگز تصور نکنيد که ايجاد سود، جريان نقدي را به همان ميزان افزايش خواهد داد. داشتن چنين تصوري بيانگر آن است که شما کاملا يک فرد آماتور هستيد.

جريان نقدي مي‌تواند به شکل چشمگيري بالاتر از سود خالص باشد و يا بالعکس. جريان نقدي مي تواند حتي زماني که شما سود بدست مي‌آوريد عددي منفي باشد و بالعکس زماني که متحمل خسارت مي‌شويد اين عدد مي‌تواند مثبت شود. هيچگونه همبستگي ذاتي بين جريان نقدي و سود وجود ندارد.

حسابداران کار طاقت فرساي توضيح و گزارش جريان نقدي از سود را بر عهده دارند. آن ها حتي آن را جريان نقدي از سود نمي‌نامند و به جاي آن تحت عنوان جريان نقدي از فعاليت هاي عملياتي از آن نام ميبرند. بنابراين شما چگونه از سود خالص در صورت درآمد ( گزارش P&L) مي‌توانيد به جريان نقدي حاصل از سود برسيد؟ مي توانيد خواندن بخش اول صورت جريان وجوه نقد را امتحان کنيد اما بخش اول صورت جريان نقد توسط حسابداران و براي حسابداران نوشته مي شود.

اگر يک مدير پر مشغله هستيد، مي‌توانيد آناليز جريان نقدي را تحت تاثير سه عامل اصلی بدانيد که موجب مي‌شوند تا جريان نقدي کمتر و يا بيشتر از درآمد خالص در طول دوره گردد.

• هزينه استهلاک دارايي هاي ملموس (به علاوه استهلاک دارايي هاي ناملموس) يک هزينه نقدي در دوره‌اي که ثبت شده است محسوب نمي‌شود، در نتيجه اين مقدار را به درآمد خالص اضافه نماييد.
• 3 دارايي جاري مقابل را در يک گروه قرار دهيد. حساب هاي دريافتني، موجودي و هزينه هاي از پيش پرداخت شده. اگر تغيير کلي در اين سه دارايي يک افزايش باشد، اين مقدار را از درآمد خالص کسر کنيد. اگر اين تغيير يک کاهش باشد، اين مقدار را اضافه کنيد.
• بدهي‌هاي عملياتي جاري را در يک دسته قرار دهيد: حساب هاي پرداختني، هزينه هاي پرداختني معوق و ماليات بر درآمد پرداختني. اگر تغيير کلي در اين سه دارايي يک افزايش باشد، مقدار مذکور را بايد به درآمد خالص اضافه کرد. اگر يک کاهش باشد، اين رقم را کم کنيد.

تصميمات را بر اساس سياست هاي حسابداري اتخاذ کنيد.
سنجش سود و ارزش گذاري بر روي دارايي ها و بدهي ها وابسته به انتخابي است که از بين روش هاي حسابداري محافظه کارانه و روش هاي خوشبينانه تر صورت می گيرد. روش هاي بدبينانه سود را ديرتر به ثبت مي رسانند و بالعکس روش هاي خوشبينانه تر به جاي ثبت ديرتر سود در پي آن هستند که آن را زودتر گزارش دهند. در حقيقت اين يک انتخاب بين ” يا همين لحظه پرداخت به من را انجام بده و يا ديرتر بدهي خود را بپرداز″ مي باشد.

در تعيين سياست هاي حسابداري شرکت خود مشارکت نماييد. مديران کسب و کار بايد مسئوليت تصميم گيري در مورد حسابداري را همانند وظيفه بازاريابي و ساير فعاليت هاي کليدي کسب و کار بر عهده گيرند. تنها به دليل احترام گذاشتن به حسابدار، با تصميم وي در مورد انتخاب روش هاي حسابداري براي اندازه گيري درآمد و هزينه هاي فروش موافقت نکنيد. بهترين روش هاي حسابداري آن هايي هستند که به بهترين شکل با روش هاي عملياتي و استراتژی های شما در کسب و کار تناسب دارند.

به درستي و خردمندانه بودجه بندي کنيد.
بودجه بندي شما را وادار مي‌کند تا بر روي عواملي که موجب بهبود سود و جريان نقدي مي شوند تمرکز کنيد. توجه کردن به سال پيش رو همواره ايده بسيار خوبي بوده است. حداقل کاري که بايد انجام دهيد آن است که دست کم ارتباط ارقامي را که در گزارش سود شما آمده اند با ميزان فروش، قيمت هاي فروش، هزينه هاي محصول و ساير مخارج ارزيابي کنيد و سود تخمين زده شده براي سال پيش رو را بررسي نماييد. ممکن است رقمي مناسب نباشد که در اين صورت شما بايد براي انجام بهتر امور برنامه ريزی کنيد.

بودجه P&L شرايط ايجاد تغيير در دارايي ها و بدهي هاي شما را که ناشي از درآمد و هزينه هاي حاصل از فروش است فراهم مي کند. بودجه سود بايد متناسب با بودجه دارايي ها و بدهي ها و همچنين بودجه جريان وجه نقد شما باشد. اين اطلاعات براي برنامه ريزي سال جديد بسيار مفيد مي باشد. برنامه ريزي اي که به طور خاص بر ميزان جريان نقدي که  از سود کسب خواهد شد و مقدار مخارج مورد نياز، سرمايه اضافی که بايد افزايش دهيد و اندازه توزيع وجه نقد از ميزان سود تمرکز دارد.

اطلاعات حسابداري مورد نياز خود را درخواست کنيد
بايد تعدادي از عوامل مهمي که به آن ها نياز داريد را شناسايي کرده و به دقت بر آن ها نظارت داشته باشيد. بر اين موضوع که گزارشات حسابداري داخلي به اين عوامل توجه خاص مبذول دارند تاکيد کنيد. تنها شما به عنوان يک مدير کسب و کار مي توانيد مهمترين ارقامي را که براي کنترل امور جاري بايد در نظر گرفت شناسايي کنيد.

حسابدار شما قادر به خواندن ذهنتان نمي باشد. اگر گزارشات معمول حسابداري حاوي اطلاعاتي که مورد نياز شما است نمي باشد، با حسابدار خود جلسه اي تشکيل دهيد و به طور دقيق مواردي را که نياز به دانستن آن ها داريد براي وي شرح دهيد. با مخالفت ها سرسختانه مقابله نکنيد.

در اينجا به برخي از اطلاعات حسابداری که بايد همواره تحت نظارت شما باشد اشاره شده است:

• ميزان فروش
• مارجين ها
• هزينه های ثابت
• حساب های دريافتنی معوق
• کالاهای کم گردش در انبار

 از تخصص CPA خود بهره برداري کنيد

همانطور که مي دانيد يک CPA گزارش مالي شما را حسابرسي مي‌کند. اين دليل ديرينه ارزشمندي CPA مي باشد همچنين CPA به شما در تهيه اظهارنامه ماليات بر درآمد کمک مي‌کند.

در فرايند حسابداري CPA ممکن است مشکلاتي جدي در روش هاي حسابداري شما بيابد و آن ها را در معرض توجهتان قرار دهد. همچنين حسابرس CPA هر گونه کمبود جدي در کنترل داخلي شما را شناسايي خواهد کرد و خيلي واضح است که CPA مي تواند مشاوره هاي بسيار ارزشمندي در زمينه ماليات بر درآمد به شما ارائه دهد و شما را در مسير پر پيچ و خم قوانين و مقررات مالياتي ايالتي و فدرال هدايت کند.

همچنين شما بايد از ساير سرويس هايي که يک CPA می تواند در اختيار شما قرار دهد استفاده نماييد. يک CPA مي تواند شما را در انتخاب، اجرا و به روزرساني يک سيستم حسابداري کامپيوتري که بيشترين تناسب را با کسب و کار شما دارد ياري رساند و نکته هاي تخصصي در مورد بسياري از مسائل حسابداري مانند روش هاي تخصيص هزينه در اختيارتان قرار دهد. CPA مي تواند در کسب و کار شما تحليل هايي مهم از گزارشات حسابداري داخلي براي مديران انجام دهد و بهبودهايي را در اين گزارش ها پيشنهاد نمايد.

يک CPA با طيف وسيعي از کسب و کارها سابقه همکاري داشته و مي تواند بهترين رويه ها را براي کسب و کار شما پيشنهاد دهد. در صورت لزوم، CPA به عنوان يک شاهد خبره از جانب شما در دعاوي قضايي حاضر خواهد شد. CPA همچنين ممکن است براي ارزيابي از کسب و کار، مشاوره مالي و روش هاي دادگاهي مجاز شناخته شوند. اين تخصص ها در حقيقت توسط انجمن حسابداران رسمي آمريکا (AICPA) حمايت مي شوند.

بايد مراقب باشيد که سرويس هاي مشاوره اي که توسط CPA شما تمهيد مي شوند با استقلال مورد نياز CPA براي انجام حسابرسي گزارشات مالي شما در تعارض قرار نگيرند. اگر ناسازگاري اي در اين بين وجود داشته باشد بايد از يک CPA براي حسابرسي گزارش مالي خود و از يک CPA ديگر براي بهره گرفتن از سرويس هاي مشاوره اي استفاده نماييد.

ضروری است تا شيوه هاي کنترل خود را در مورد عدم صداقت کارکنان و کلاهبرداري آن ها  بررسي نماييد.
هر کسب و کاري در معرض تهديدهايی ناشی از عدم صداقت و کلاهبرداري از داخل و خارج از شرکت خود مي باشد. عکس العمل ناخودآگاه ممکن است اين باشد که چنين مواردي ممکن نيست در کسب و کاري که تحت نظارت شما است بوقوع بپيوندد.

جلوگيري از کلاهبرداري با تبيين و اجراي شيوه هاي کنترلي صحيح آغاز مي شود. در مرحله حسابرسي گزارشات مالي، CPA کنترل داخلي شما را ارزيابي مي‌کند. CPA هر گونه نقصان جدي را به شما گزارش خواهد داد. حتي در صورت وجود کنترل هاي مناسب داخلي و حسابرسي هاي منظم بايد از يک متخصص براي ارزيابي نفوذپذيري کسب و کار خود در ارتباط با کلاهبرداري و بررسي وجود هر گونه نشانه اي از وقوع کلاهبرداري در آن استفاده کنيد.

در تهيه گزارشات مالي خود مشارکت کنيد.
بسياري از مديران کسب و کار تهيه کردن گزارشات سالانه مالي کسب و کار را همانند تهيه اظهارنامه مالياتي سالانه خود ميپندارند. يعني وظيفه اي که بهتر است به حسابدار سپرده شود. در حالي که چنين برداشتي اشتباه است. شما بايد نقش فعالي در تهيه گزارش مالي ساليانه ايفا کنيد. بايد به دقت در مورد نامه اي که براي سهامداران به همراه صورت هاي مالي ارسال می کنيد بينديشيد. همچنين بايد در تهيه پيوست هاي صورت هاي مالي کمک نماييد. گزارش ساليانه فرصت مناسبي است تا صورت قانع کننده اي از کسب و کار خود ارائه دهيد.

صاحبان کسب و کار، مدير، مدير ارشد و يا مدير اجرايي کسب و کار مسئوليت نهايي گزارش مالي را بر عهده دارند. البته گزارش مالي نبايد فريبنده و به طور عمدي حاوي مطالب اشتباه باشد. اگر اينگونه است مي توان بر عليه شما اقامه دعوي کرد. اما فراتر از آن، وام دهندگان و سرمايه گذاران شرکت، يک شرح صادقانه و روشن از نحوه عملکرد کسب و کار که حاوي مشکلات و همچنين موفقيت هاي آن مي باشد را ارج مي نهند.

در مورد صورت هاي مالي خود مانند يک فرد حرفه اي صحبت کنيد.
در بسياري از موقعيت ها يک مدير کسب و کار بايد در مورد صورت هاي مالي خود با ديگران به بحث بپردازد. در اين مواقع شما بايد بسيار آگاه و مجاب کننده در مورد موضوعي که درباره آن صحبت مي کنيد ظاهر شويد. اگاه نبودن از صورت هاي مالي باعث مي شود تا نتوانيد حس اطمينان را در فرد مقابل ايجاد کنيد. در بسياري از مواقع که شامل موارد زير نيز مي شود صورت هاي مالي در مرکز توجه قرار مي گيرند و از شما انتظار مي رود تا در مورد آن ها به شکلي قانع کننده صحبت کنيد:

• درخواست وام
• مذاکره با اشخاص و يا ساير کسب و کارهايي که ممکن است علاقمند به خريد سهام کسب و کار شما باشند
• بستن قرارداد با اتحاديه ها و يا ساير گروه هاي کارمندي براي تعيين دستمزدها و بسته هاي سود
• تشريح برنامه مشارکت در سود براي کارمندان
• ارزشگذاري حق مالکيت به منظور ماليات بر ارث
• گزارش دادن داده هاي صورت هاي مالي به اتحاديه هاي تجارت ملي
• ارائه گزارش مالي ساليانه پيش از نشست سالانه صاحبان کسب و کار

منبع: گروه نرم افزاری قیاس